En offert blir svår att jämföra om en entreprenör räknar på nya ytskikt medan en annan även har tagit med demontering, installationer och återställning. Innan ni begär pris behöver ni därför beskriva både vad som ska förändras och vilka förutsättningar som gäller i lokalen.
Ett användbart offertunderlag för butiksrenovering behöver inte vara färdigprojekterat från början. Däremot ska det framgå vad ni redan har bestämt, vilka uppgifter som är osäkra och vad ni vill ha hjälp att utreda.
Beskriv vad som ska göras i butiken
Börja med butikens behov. Ska ni uppdatera ett befintligt koncept, flytta kassan eller göra plats för ett nytt sortiment? Förklara vad som inte fungerar i dag och hur ni vill att lokalen ska fungera efter arbetet.
Markera också det som ska vara kvar. Ett golv som ska skyddas och behållas innebär ett annat upplägg än ett golv som ska rivas. Detsamma gäller inredning som ska återanvändas, flyttas eller kompletteras.
Gör gärna en enkel förteckning per del av lokalen: försäljningsyta, entré, lager och personalutrymmen. Då blir det lättare att upptäcka arbetsmoment som annars hamnar utanför förfrågan.
Samla ritningar, foton och konceptunderlag
Skicka den senaste planritningen och markera vilka ytor som berörs. Ange datum eller versionsnummer så att alla räknar på samma underlag. Saknas aktuella ritningar bör det framgå, liksom om mått behöver kontrolleras på plats.
Fotografier kan komplettera ritningen. Ta både översiktsbilder och närbilder på detaljer som påverkar arbetet. Märk bilderna med vilken del av lokalen de visar.
För en butikskedja behövs även relevanta delar av konceptmanualen. Materialbeteckningar, kulörer och inredningsmått är mer användbara än enbart inspirationsbilder. Ange vilka val som är bindande och var alternativa förslag är möjliga. Läs mer om hur Haglunds Bygg arbetar med konceptbyggnation för företag och kedjor.
Ange en realistisk tidsplan och villkor för tillträde
Ett önskat öppningsdatum säger inte allt om den tillgängliga byggtiden. Entreprenören behöver också veta när lokalen kan lämnas över, vilka tider arbeten får utföras och om verksamheten ska vara i gång under delar av projektet.
Ta med kända begränsningar för inlastning, hissar, parkering och förvaring. Om fastighetsägaren eller köpcentrumet har särskilda rutiner bör de följa med förfrågan.
Skilj mellan ett önskemål och ett fast datum. Om ni redan har bokat en öppningskampanj behöver det vara känt tidigt, så att genomförbarheten kan bedömas innan byggstart. Ta även med kända ledtider för specialbeställd inredning. Då går det att bedöma vilka leveranser som styr färdigställandet.
Fördela ansvar för inredning och installationer
Skriv vem som köper in, levererar och monterar de olika delarna. Det är särskilt relevant när kedjans egna leverantörer ska leverera butiksinredning eller teknisk utrustning.
En kort ansvarstabell kan se ut så här:
| Del | Uppgift som behöver klargöras |
|---|---|
| Butiksinredning | Vem beställer, tar emot och monterar? |
| El och belysning | Vilka ändringar är kända och vem tar fram underlaget? |
| Ventilation och VVS | Vad berörs och vad behöver undersökas? |
| Rivning | Vad ska demonteras, sparas respektive transporteras bort? |
| Färdigställande | Vem ansvarar för städning, kontroller och återställning? |
Notera även vilka frågor som behöver förankras med fastighetsägaren. Låt okända förutsättningar stå som öppna frågor i stället för att fylla i antaganden som ser beslutade ut.
Be om tydliga avgränsningar i offerten
Be om en tydlig offert där entreprenören redovisar vad som ingår, vad som inte ingår och vilka förutsättningar priset bygger på. Om något ännu inte går att prissätta bör det framgå hur det ska utredas och hanteras innan arbetet beställs.
Jämför offerter utifrån omfattningen före slutsumman. Ingår samma material, arbetsmoment och arbetstider? Har de olika byggföretagen räknat med bortforsling och skydd av befintliga ytor? En lägre totalsumma kan annars bero på att färre delar ingår. Be att eventuella tillval redovisas separat så att grundutförandet går att jämföra.
Kom också överens om hur ändringar och tillägg ska beskrivas, prissättas och godkännas. Utse en person hos er som får fatta beslut under projektet. En skriftlig avstämning av oklarheter gör att beställare och utförare kan rätta till olika förväntningar före uppstart.
Checklista innan ni skickar er offertförfrågan
Samla uppgifterna i en gemensam översikt och ange vilka bilagor som hör till. Kontrollera att följande finns med:
- Butikens adress, kontaktperson och en beskrivning av förändringen.
- Aktuell planritning, foton och tillgängliga konceptunderlag.
- Vad som ska behållas, rivas eller ersättas samt beslutade materialval.
- Öppettider, möjliga arbetstider och önskat färdigdatum.
- Ansvar för inköp, leveranser, montage och kontakt med fastighetsägare.
- Frågor som behöver undersökas och beslut som ännu saknas.
Begär offerter på samma version av underlaget om ni kontaktar flera byggföretag. Kommer nya besked under offerttiden bör samtliga få samma komplettering. Det blir lättare att jämföra offerter när de bygger på samma förutsättningar.
Skicka det ni har och markera vad som saknas
Ni behöver inte vänta tills varje detalj är bestämd för att ta en första kontakt. Samla tillgängliga ritningar, bilder, önskad omfattning och tidsram i samma förfrågan. Skriv därefter vilka frågor ni behöver hjälp att komma vidare med.
Haglunds Bygg hjälper företag med etablering, ombyggnation och samordning som byggpartner för butik. Kontakta oss om ert projekt och berätta vad ni vill förändra, så går vi igenom förutsättningarna tillsammans.